Aviso de Privacidad Integral

Última actualización: 27 de septiembre de 2026 · Versión 3.1

1. Identidad y domicilio del responsable

José Antonio Bobadilla García, persona física con actividad empresarial, con Registro Federal de Contribuyentes BOGA010419UN4, con domicilio en Blvd. Municipio Libre 1320 interior 6, Fracc. Rinconada Las Torres, Col. Campestre Mayorazgo, C.P. 72468, Heroica Puebla de Zaragoza, Puebla, México y teléfono +52 238 118 4951, operador de la plataforma Hubo (en lo sucesivo, el «Responsable», «Hubo» o «nosotros»), es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en el presente aviso, en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la «Ley») y su normativa derivada.

Domicilio para oír y recibir notificaciones y canal oficial de contacto. Para efectos de cualquier aviso, queja, reclamación, solicitud de ejercicio de derechos o notificación relacionada con el Servicio o con el presente aviso, las partes reconocen como canal oficial y preferente el medio electrónico, a través de las siguientes direcciones de correo: privacidad, derechos ARCO, revocación de consentimiento y contacto general en hola@hubo.mx; soporte técnico y facturación en soporte@hubo.mx. El domicilio físico señalado en esta sección queda disponible para las notificaciones que, conforme a la ley aplicable, deban practicarse por escrito.

Persona designada para la protección de datos personales (artículo 29 de la Ley). El Responsable designa como persona encargada de dar trámite a las solicitudes de los titulares para el ejercicio de sus derechos, y de fomentar la protección de los datos personales al interior de su organización, a José Antonio Bobadilla García, titular de la persona física con actividad empresarial, quien recibe y resuelve las solicitudes por el canal indicado en esta sección. No existe un departamento distinto de esa persona.

2. Datos personales que se someten a tratamiento

El Responsable trata las siguientes categorías de datos personales. Se indica su origen y si los proporciona directamente el titular, su organización, o si los genera el sistema.

2.1 Datos de identificación y contacto

• Nombre completo: lo da el titular al registrarse, o el administrador de su organización al invitarlo.
• Correo electrónico: titular o administrador.
• Contraseña: titular. Se almacena mediante una función criptográfica de un solo sentido; no es recuperable ni legible por el Responsable.
• Rol dentro de la organización (administrador o miembro) y permisos asignados: administrador de la organización.
• Estado de la cuenta (activa, desactivada): sistema y administrador.
• Segundo factor de autenticación (secreto TOTP y códigos de recuperación), si el titular o su organización lo activan: titular.

2.2 Datos de la organización cliente

• Nombre o razón social de la empresa.
• Plan contratado, número de asientos y capacidad de almacenamiento.
• Configuración: tope de gasto, perfil del negocio, plantillas y departamentos.
• Datos fiscales: RFC, razón social, código postal y régimen fiscal, capturados por el administrador para poder emitir CFDI.

2.3 Contenido del Servicio

• Conversaciones: mensajes enviados por el usuario y respuestas generadas por los modelos. Información confidencial del Cliente (ver secciones 5 y 6).
• Documentos cargados a un Espacio Empresarial (compartido) o a un Espacio Personal (privado). Información confidencial del Cliente.
• Texto extraído de esos documentos, incluida la transcripción por reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de documentos escaneados y de fotografías de documentos (imágenes JPG o PNG). Derivado del documento; vive y muere con él.
• Representaciones numéricas («embeddings») y resúmenes del texto de los documentos, generados para poder buscarlos y analizarlos.
• Archivos adjuntos a una conversación: viven y mueren con la conversación a la que se adjuntan.

Advertencia expresa sobre el contenido. El Responsable no lee, no clasifica y no indexa el contenido con fines propios. En consecuencia, no puede determinar si un documento o un mensaje contiene datos personales de terceros o datos personales sensibles. El Cliente es responsable de contar con la base legítima para tratar en la Plataforma los datos que introduce, y de instruir a sus usuarios en consecuencia (ver la sección 11 y el Convenio de Encargo de Tratamiento).

2.4 Datos de uso, consumo y facturación (generados por el sistema)

• Métricas de consumo: modelo utilizado, número de tokens de entrada y salida, costo en pesos mexicanos, fecha y conversación de origen (su identificador, nunca su título ni su contenido).
• Transacciones y saldos de uso: importes, folios, fechas y estados.
• Comprobantes de depósito bancario: folio de la solicitud, monto, fecha, estado y la referencia del movimiento tal como aparece en el estado de cuenta; el comprobante que el Cliente carga puede contener CLABE, banco ordenante y titular de la cuenta.
• Facturas CFDI emitidas y recibos no fiscales: datos fiscales y montos.

No se solicitan ni se almacenan números de tarjeta bancaria. El cobro se realiza mediante transferencia electrónica de fondos (SPEI) ordenada por el propio Cliente desde su institución bancaria.

2.5 Datos técnicos y de seguridad (generados por el sistema)

• Bitácora de accesos a documentos: quién accedió a qué documento, cuándo, desde qué parte del producto y si el acceso fue permitido o denegado. Guarda el identificador del documento, nunca su nombre y nunca su contenido. Guarda el nombre del actor, por la razón explicada en la sección 8.3.
• Bitácora de seguridad de la cuenta: cambios de contraseña, altas y bajas de segundo factor, dispositivos nuevos, sesiones revocadas y alertas de abuso. Incluye la dirección IP asociada a eventos de sesión.
• Registros de error: organización, modelo, conteo de tokens y tipo de error. Por diseño no pueden contener el contenido de un mensaje ni de un documento: el reporte de errores opera con una lista blanca de campos permitidos.
• Banderas de seguridad del proveedor: registro de que un proveedor de modelos marcó un turno por sus políticas de seguridad. Metadatos puros: jamás el texto que provocó la marca.
• Contadores de límite de tasa y de búsqueda web: número de mensajes por minuto y de búsquedas por día, por usuario.

2.6 Datos de visitantes de la demostración pública (sin cuenta)

La página de inicio de hubo.mx ofrece una demostración pública en la que cualquier visitante, sin registrarse, puede cargar un documento y hacerle preguntas. Respecto de esos visitantes se tratan:

• El documento cargado (PDF o TXT, máximo 3 MB). El archivo binario nunca se guarda. Solo se conserva el texto fragmentado y sus representaciones numéricas, en tablas aisladas del resto de la Plataforma, con supresión automática en un máximo de 2 horas.
• Las preguntas formuladas y las respuestas generadas no se conservan tras la sesión.
• Un valor derivado de la dirección IP del visitante. Se calcula un resumen criptográfico (SHA-256) de la IP combinada con una sal secreta antes de que el dato toque la base de datos: la base nunca almacena una dirección IP en claro de un visitante de la demo. Su única finalidad es contar los usos diarios por visitante para aplicar los límites del servicio y evitar el abuso.
• Se usan los mismos proveedores de la sección 6: el texto del documento va a OpenAI para poder buscarlo y a Google para redactar la respuesta. Ninguno lo usa para entrenar sus modelos. Puedes ejercer tus derechos ARCO sobre lo anterior escribiendo a hola@hubo.mx, con la salvedad práctica de que, pasadas las 2 horas, ya no queda nada que localizar.

Advertencia mostrada en pantalla en el punto de recolección: «Es una demo pública: no subas información confidencial. Tu documento se procesa al momento, nunca se guarda el archivo, lo indexado se elimina solo en un máximo de 2 horas y nada se usa para entrenar modelos».

2.7 Datos personales sensibles

El Responsable no solicita, no requiere y no recaba deliberadamente datos personales sensibles en los términos de la Ley. No existe campo alguno en la Plataforma destinado a capturar datos de salud, origen étnico, creencias, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual o información genética o biométrica.

No obstante, el Responsable reconoce y declara expresamente que, por la naturaleza del Servicio, el Cliente puede introducir en el contenido de sus conversaciones o documentos datos de esa naturaleza —señaladamente en expedientes de recursos humanos—, sin que el Responsable pueda detectarlo, ya que no lee el contenido. En previsión de ese supuesto:

1. La Plataforma aplica a todo el contenido, sin distinción, las medidas de seguridad reforzadas descritas en la sección 9, diseñadas asumiendo el régimen agravado.
2. El Cliente asume contractualmente la calidad de responsable respecto de ese contenido, y con ella el deber de contar con el consentimiento expreso y por escrito que la Ley exige para los datos sensibles.
3. El Responsable no realiza ningún tratamiento adicional, perfilamiento, analítica ni decisión automatizada sobre dicho contenido.

3. Finalidades del tratamiento

3.1 Finalidades primarias

El tratamiento de los datos indicados en la sección 2 es necesario para las siguientes finalidades. La negativa a su tratamiento impide la prestación del Servicio.

1. Crear, administrar y autenticar las cuentas de la organización y de sus usuarios, incluida la verificación en dos pasos cuando esté activada.
2. Prestar el servicio de chat con modelos de inteligencia artificial, incluida la transmisión del contenido a los proveedores de modelos, el mantenimiento del historial de conversaciones y la aplicación del perfil del negocio y las plantillas configuradas por el Cliente.
3. Prestar el servicio de carga y análisis de documentos: extraer su texto —incluida su transcripción por OCR cuando el documento esté escaneado o sea una fotografía—, generar su resumen y sus representaciones numéricas, y permitir su búsqueda y consulta desde el chat.
4. Medir el consumo de inteligencia artificial, aplicar los topes de gasto configurados por el Cliente y administrar el uso incluido en el plan.
5. Procesar pagos, emitir comprobantes fiscales digitales (CFDI) y recibos, y cumplir las obligaciones fiscales, contables y mercantiles aplicables.
6. Enviar comunicaciones operativas: avisos de presupuesto, confirmaciones de pago, avisos de renovación, alertas de seguridad de la cuenta y notificaciones de cambios a los documentos legales.
7. Mantener la seguridad de la Plataforma: aislamiento entre organizaciones, límites de tasa, detección y prevención de fraude, abuso y accesos no autorizados, y conservación de las bitácoras que permiten acreditarlo.
8. Atender solicitudes de soporte y las solicitudes de ejercicio de derechos.
9. Cumplir requerimientos de autoridad competente debidamente fundados y motivados, y ejercer o defender reclamaciones.

3.2 Finalidades secundarias (no necesarias)

1. Envío de novedades del producto, contenido educativo y comunicaciones comerciales sobre Hubo.
2. Elaboración de estadísticas agregadas y disociadas sobre el uso de la Plataforma, con fines de mejora del Servicio. Estas estadísticas se construyen exclusivamente con metadatos de consumo; en ningún caso con el contenido de conversaciones o documentos.

Mecanismo para manifestar la negativa a las finalidades secundarias. El titular puede negarse al tratamiento para cualquiera de las finalidades secundarias, desde este momento y sin necesidad de esperar a recibir la primera comunicación, escribiendo a hola@hubo.mx con la leyenda «No consiento finalidades secundarias». También puede hacerlo en cualquier momento posterior, mediante el enlace de baja incluido en cada comunicación comercial. La negativa no es motivo de negación del Servicio ni afecta en modo alguno la relación contractual.

3.3 Finalidades expresamente descartadas

El Responsable declara que no trata los datos personales para ninguna de las siguientes finalidades, y que hacerlo requeriría una modificación sustancial de este aviso, notificada conforme a la sección 13:

• Entrenamiento, ajuste fino o evaluación de modelos de inteligencia artificial, propios o de terceros, con el contenido del Cliente.
• Venta, renta, cesión o comercialización de datos personales.
• Elaboración de perfiles publicitarios o su comunicación a redes de anuncios.
• Decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre el titular.
• Mercadotecnia basada en el contenido de las conversaciones o documentos.

4. Fundamento y consentimiento

El tratamiento para las finalidades primarias se realiza al amparo de las excepciones al consentimiento que la Ley prevé cuando los datos se requieren para ejercer un derecho o cumplir obligaciones derivadas de una relación jurídica entre el titular y el responsable (artículo 9, fracción IV, de la Ley), cuando una disposición jurídica lo disponga (artículo 9, fracción I) y cuando exista mandato fundado y motivado de autoridad competente (artículo 9, fracción VII).

El tratamiento para las finalidades secundarias se realiza con base en el consentimiento tácito del titular, que puede manifestar su negativa conforme a la sección 3.2.

Consentimiento expreso para datos financieros y patrimoniales. Los datos fiscales y de facturación (sección 2.2), la referencia bancaria del movimiento y el comprobante de depósito que el Cliente cargue —que puede contener CLABE, banco ordenante y titular de la cuenta— (sección 2.4) son datos financieros o patrimoniales, para cuyo tratamiento la Ley exige el consentimiento expreso del titular (artículo 7, último párrafo), sin perjuicio de que su tratamiento sea además necesario para la relación jurídica (artículo 9, fracción IV). El titular otorga ese consentimiento por medios electrónicos al capturar y guardar voluntariamente sus datos fiscales en el panel de facturación y al cargar su comprobante de depósito, actos que la Plataforma acompaña de la siguiente leyenda: «Consiento expresamente que mis datos fiscales y bancarios se traten para emitir mi factura, identificar mi pago y cumplir obligaciones fiscales, conforme al Aviso de Privacidad». Puede revocar ese consentimiento conforme a la sección 10, con la consecuencia de que no será posible emitirle facturas ni identificar sus depósitos, y con las excepciones de conservación de la sección 8.

Consentimiento de los usuarios de una organización cliente. Cuando el titular accede a la Plataforma como empleado o colaborador de una organización cliente, sus datos de identificación son proporcionados por dicha organización, que es quien mantiene con él la relación laboral o de prestación de servicios. El Cliente se obliga contractualmente a informar a sus usuarios del tratamiento descrito en este aviso y, cuando la legislación aplicable lo exija, a recabar su consentimiento (ver la sección 11 y los Términos de Servicio).

5. Tratamiento del contenido: compromisos específicos y vinculantes

Los siguientes compromisos describen el funcionamiento real y verificable de la Plataforma y son exigibles al Responsable.

• 5.1 No entrenamiento. El Responsable no utiliza el contenido de las conversaciones ni de los documentos para entrenar, ajustar o evaluar modelos de inteligencia artificial. Los proveedores de modelos que el Responsable utiliza reciben ese contenido por vía de interfaz de programación empresarial y, conforme a sus términos vigentes, tampoco lo emplean para entrenar sus modelos.
• 5.2 No registro del contenido en bitácoras. Los sistemas de monitoreo, registro de errores y auditoría del Responsable procesan exclusivamente metadatos (organización, modelo, conteo de tokens, tipo de error, identificadores). Nunca el contenido de un mensaje o de un documento, ni el nombre de un archivo, ni el texto de una consulta. Esta no es una política administrativa sino una restricción implementada: el reporte de errores opera con una lista blanca de campos, y las bitácoras rechazan por construcción los campos no autorizados.
• 5.3 Aislamiento entre organizaciones. Cada registro de datos lleva el identificador de su organización, y las reglas de acceso se aplican en el motor de base de datos (Row Level Security), no en el código de la aplicación. Una organización no puede acceder a los datos de otra aunque un defecto de programación omitiera un filtro.
• 5.4 Espacio Personal. Los documentos que un usuario carga a su Espacio Personal son visibles únicamente para él. Ni el administrador de su organización ni el personal del Responsable pueden verlos, listarlos ni acceder a ellos. Su destino al término de la relación se describe en la sección 8.2.
• 5.5 Acceso interno restringido y auditado. El personal del Responsable no accede al contenido de las conversaciones ni de los documentos, salvo que: (a) el Cliente lo solicite expresamente para atender un caso de soporte; (b) sea estrictamente necesario para investigar un incidente de seguridad; o (c) medie un requerimiento de autoridad competente conforme a la sección 12. En los tres supuestos, el acceso deja constancia obligatoria en una bitácora específica del personal del Responsable, que registra qué dato de qué organización se consultó, quién lo consultó, bajo qué folio y por qué motivo. La constancia se asienta en la misma operación que produce el acceso: no es posible obtener el contenido sin generar el registro.
• 5.6 Integridad verificable de las bitácoras. Las bitácoras del Responsable están protegidas con un mecanismo de evidencia de alteración: se firma diariamente un resumen criptográfico encadenado de cada bitácora, y una copia de esos resúmenes se deposita cada noche en un archivo cifrado e inmutable alojado en una cuenta de nube distinta, bajo un candado que ni el administrador de dicha cuenta puede levantar. En consecuencia, modificar retroactivamente un registro de acceso es detectable.
• 5.7 Búsqueda en internet (función opcional, desactivada por omisión). Si el administrador de la organización activa esta función, el asistente puede decidir consultar un buscador externo cuando la respuesta dependa de información actualizada. En tal caso se envía una consulta breve, de máximo 120 caracteres, que el propio asistente redacta; sin el nombre del usuario, sin el nombre de la empresa y sin adjuntar documento alguno. Antes del envío se eliminan automáticamente patrones de datos personales: RFC, CURP, correos electrónicos, teléfonos y números de tarjeta. Siempre se muestra al usuario la consulta exacta que se envió, bajo la respuesta. El buscador utilizado es Brave Search, cuyo aviso de privacidad está en search.brave.com/help/privacy-policy. Los fragmentos devueltos se usan para redactar la respuesta y no se guardan como documentos del Cliente. Si la organización no activa esta función, no se envía absolutamente nada a ningún buscador.
• 5.8 Lectura de enlaces escritos por el usuario. Con la misma función activada, si el usuario escribe una dirección web en su mensaje, la Plataforma abre únicamente esa dirección —nunca una elegida por el asistente—, una sola página por mensaje, y muestra siempre cuál se abrió. El texto obtenido se usa para redactar la respuesta y no se guarda, no se indexa y no se cachea. La Plataforma se identifica ante el sitio como HuboBot y respeta su archivo robots.txt; la ficha está en hubo.mx/bot.
• 5.9 Papelera de conversaciones. Al eliminar una conversación, ni el administrador de la organización ni el personal del Responsable pueden leer su contenido ni su título durante el plazo de conservación. El acceso en ese periodo se rige por el compromiso 5.5 y, en su caso, por un requerimiento de autoridad. Plazos en la sección 8.

6. Remisiones a encargados y transferencias a terceros

6.1 Distinción aplicable

El Responsable distingue dos supuestos con consecuencias jurídicas distintas:

• Remisión a un encargado: comunicación de datos a un proveedor que los trata por cuenta y bajo instrucciones del Responsable, sin finalidades propias. Conforme a la normativa aplicable (artículo 53 del Reglamento de la Ley), la remisión no constituye transferencia y no requiere el consentimiento del titular, pero sí que el encargado quede obligado contractualmente a las mismas condiciones de tratamiento y confidencialidad.
• Transferencia a un tercero responsable: comunicación a quien trata los datos con finalidades propias.

Todos los proveedores listados en la sección 6.2 operan como encargados del Responsable, bajo contrato que les obliga a proteger los datos y a usarlos únicamente para prestar el servicio contratado. No vendemos ni rentamos datos personales.

6.2 Encargados del tratamiento

Advertencia sobre el momento en que el contenido sale.El contenido de un documento se remite a proveedores de inteligencia artificial desde el momento de su carga, aunque el usuario nunca lo adjunte a una conversación: la ingesta genera automáticamente su vectorización (OpenAI), su resumen (Anthropic) y, si está escaneado o es una fotografía, su transcripción (Google). Adicionalmente, la Plataforma puede incorporar por sí misma fragmentos de documentos del acervo de la organización al contexto de una conversación cuando resulten pertinentes para la pregunta; cuando lo hace, te lo dice y cita el documento del que salieron.

6.3 Transferencias

Fuera de las remisiones anteriores, el Responsable no transfiere datos personales a terceros, salvo:

1. A autoridad competente, cuando exista requerimiento por escrito, debidamente fundado y motivado, en los términos de la sección 12.
2. A los tribunales y a los asesores legales del Responsable, cuando resulte necesario para el ejercicio o defensa de reclamaciones.
3. A un adquirente o sucesor, en caso de fusión, escisión, cesión de la negociación o transmisión total o parcial de los activos, en cuyo caso el adquirente quedará sujeto a los términos de este aviso. El Responsable se obliga a notificar dicha circunstancia conforme a la sección 13.

En los supuestos 1 y 2, la transferencia opera al amparo de las excepciones al consentimiento previstas en el artículo 36, fracciones V y VI, de la Ley (salvaguarda de un interés público, procuración o administración de justicia, y reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial). En el supuesto 3, la transferencia es necesaria para el mantenimiento de la relación jurídica (artículo 36, fracción VII); el titular que no esté de acuerdo con ella puede manifestar su negativa escribiendo a hola@hubo.mx y ejercer su derecho de oposición conforme a la sección 10, sin perjuicio de su derecho a terminar la relación. Cuántas veces ha ocurrido una entrega a autoridad, y qué hicimos en cada caso, se publica en nuestro Informe de Transparencia.

Cláusula de consentimiento para transferencias (artículo 35 de la Ley). Para cualquier transferencia distinta de las tres anteriores —que hoy no existe y que el Responsable no prevé— se recabará el consentimiento del titular mediante la siguiente leyenda, que el titular podrá marcar en el medio en que se le presente: «☐ No consiento que mis datos personales sean transferidos a terceros distintos de los señalados en las secciones 6.2 y 6.3 de este aviso». Mientras dicha leyenda no se presente, el Responsable no realizará ninguna transferencia que requiera consentimiento.

6.4 Transferencias internacionales

El titular reconoce que los encargados señalados en la sección 6.2 procesan datos fuera del territorio nacional, principalmente en los Estados Unidos de América. En particular, la base de datos y los archivos que subes viven en Estados Unidos. Esas remisiones son necesarias para la prestación del Servicio contratado. El Responsable las realiza bajo contrato con cada encargado, en el que se establecen obligaciones de confidencialidad y de seguridad equivalentes a las de este aviso, con las garantías del artículo 36 de la Ley. Las copias de seguridad, que son la única réplica completa del acervo, se custodian en territorio mexicano, cifradas antes de salir de los sistemas del Responsable.

7. Decisiones automatizadas y contenido generado por IA

1. El Servicio genera contenido mediante modelos de inteligencia artificial de terceros. Dicho contenido puede ser inexacto, incompleto o inadecuado, y no constituye asesoría profesional de ninguna naturaleza.
2. El Servicio no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre el titular ni que lo afecten significativamente. Las únicas decisiones automatizadas del sistema son operativas y no personales: la selección del modelo cuando el usuario elige el modo automático, la aplicación de límites de tasa y de gasto, la suspensión por falta de pago y la aplicación de las banderas de seguridad que reportan los propios proveedores.
3. Perfilamiento: el Responsable no elabora perfiles de comportamiento, solvencia, preferencias ni de ninguna otra naturaleza sobre los titulares.
4. Aviso de vigencia de la información: cuando la respuesta dependa de información que pudo cambiar después del corte de entrenamiento del modelo, la Plataforma lo advierte al usuario en la propia respuesta.
5. Derecho de oposición al tratamiento automatizado (artículo 26, fracción II, de la Ley). El titular puede oponerse a que sus datos sean objeto de un tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o le afecte significativamente, y obtener la intervención de una persona. Dado que las únicas decisiones automatizadas del sistema son las operativas del punto 2, el ejercicio de este derecho se atiende por la vía de la sección 10, escribiendo a hola@hubo.mx, y, en cuanto a los límites de gasto y la selección automática de modelo, mediante el autoservicio de la sección 10.4 (el administrador fija los límites y cualquier usuario puede desactivar el modo automático eligiendo un modelo concreto).

8. Plazos de conservación, bloqueo y supresión

El Responsable conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y, en su caso, durante los plazos que impongan las obligaciones legales aplicables. Concluido el plazo, los datos se bloquean —quedan indisponibles para cualquier tratamiento, conservándose solo para la determinación de posibles responsabilidades— y posteriormente se suprimen.

8.1 Tabla de conservación

8.2 Terminación de la relación con un usuario individual

• Si el perfil del usuario se elimina (cese de la finalidad): sus documentos del Espacio Personal pasan automáticamente a la papelera, donde permanecen bloqueados 30 días —nadie puede consultarlos, lo que permite revertir una baja equivocada— y después se suprimen definitivamente. Sus sesiones se revocan de inmediato y queda desinscrito de sus departamentos.
• Si el perfil solo se desactiva (pausa, no cese): sus documentos no se tocan y quedan bloqueados de hecho mientras dure la desactivación, para que pueda recuperarlos si regresa.
• En ninguno de los dos casos los documentos del Espacio Personal se transfieren a la organización ni a su administrador.

8.3 Los nombres en las bitácoras

Las bitácoras conservan el nombre de quien realizó cada acción, además de su identificador, y lo conservan aunque esa cuenta se elimine después. La razón es funcional y se declara expresamente: sin el nombre, las acciones de todas las personas que dejaron la organización quedarían confundidas entre sí y la bitácora dejaría de servir para la finalidad de auditoría y seguridad que la justifica. Este tratamiento se limita al sujeto de la acción. El objeto sigue protegido: las bitácoras nunca guardan el nombre de un archivo, el título de una conversación, el texto de una consulta ni contenido alguno. El registro es una fotografía del momento: un cambio posterior de nombre no reescribe los registros anteriores.

8.4 Por qué la conservación temporal es obligatoria y no negociable

El plazo de 30 días de bloqueo de las conversaciones y documentos eliminados responde a finalidades tasadas, y no puede ser acortado por el propio usuario: seguridad de la Plataforma, prevención y auditoría de fraude o abuso, cumplimiento de obligaciones legales, y ejercicio o defensa de reclamaciones. Permitir que quien elimina un elemento acorte el plazo anularía precisamente la finalidad antifraude que lo justifica. Durante ese plazo solo el propio usuario puede restaurar lo eliminado. El hecho de la eliminación y de la restauración —quién y cuándo, nunca el contenido ni el título— queda registrado en la bitácora de su organización. La eliminación desde la interfaz no sustituye ni limita los derechos ARCO del titular descritos en la sección 10.

8.5 Persistencia en copias de seguridad

Cumplida la supresión en los sistemas de producción, pueden persistir copias cifradas en los respaldos hasta que expiren en su ciclo normal de rotación, conforme a los plazos de la sección 8.1. Esas copias están cifradas, son inmutables por diseño y no son consultables en la operación ordinaria: solo se restauran ante un incidente de pérdida de datos.

8.6 Suspensión de plazos por resguardo legal

Cuando exista un requerimiento de autoridad competente o una obligación legal que imponga conservar información, los procesos automáticos de supresión quedan suspendidos respecto de la información afectada, y solo mientras la obligación subsista. El Responsable notificará esa circunstancia al titular salvo que la ley o el propio requerimiento se lo prohíban, supuesto en el cual el Responsable está impedido de informar.

La misma suspensión opera cuando el administrador de la organización cliente active un resguardo legal desde su panel de administración (por ejemplo, ante un litigio o una auditoría propia): el administrador que lo activó lo ve en todo momento y puede liberarlo cuando el asunto termine. Mientras ese resguardo esté vigente, la información de esa organización se conserva más allá de los plazos de esta sección —nada se elimina de forma automática: ni lo que esté en la papelera ni los registros que fueran a caducar—, y la organización es quien responde ante sus usuarios por esa decisión. Al liberarse, los plazos vuelven a correr con normalidad.

9. Medidas de seguridad

El Responsable ha adoptado medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizados. Entre ellas:

Técnicas

1. Todo el tráfico viaja cifrado mediante HTTPS/TLS, con política de transporte estricto (HSTS).
2. La base de datos y sus respaldos están cifrados en reposo; los respaldos se cifran adicionalmente antes de salir de los sistemas del Responsable, con una llave privada que no reside en ningún servidor.
3. Las contraseñas se almacenan con funciones criptográficas de un solo sentido, con longitud mínima de 12 caracteres, exigencia de tres clases de caracteres y verificación contra bases públicas de contraseñas filtradas.
4. El aislamiento entre organizaciones se aplica en el motor de base de datos (Row Level Security), no en el código de la aplicación.
5. Las llaves maestras de los proveedores y las credenciales privilegiadas residen exclusivamente del lado servidor y nunca se envían al navegador.
6. Verificación en dos pasos (TOTP) disponible para todo usuario, y exigible por la organización a todos sus miembros.
7. Reautenticación reciente obligatoria (ventana de 15 minutos) antes de las operaciones críticas: modificar el tope de gasto, modificar datos fiscales, cancelar la suscripción, retirar el segundo factor de un miembro, darlo de baja y exportar la bitácora de accesos.
8. Límites de tasa por usuario y por organización, y control de acceso basado en roles y permisos de catálogo cerrado.
9. Cabeceras de seguridad del navegador aplicadas y verificadas: política de seguridad de contenido (CSP) restrictiva, prohibición de enmarcado, nosniff, política de referente y política de permisos que deshabilita geolocalización, cámara, micrófono y pago.
10. El binario de un documento solo puede obtenerse a través de un único punto de acceso controlado, que asienta la constancia de acceso en la misma operación que entrega el archivo.
11. Detección de abuso: alertas por golpeteo de límites de tasa y por acceso masivo a documentos.

Administrativas y organizativas

12. Bitácoras de acceso y de seguridad con integridad verificable (5.6).
13. Procedimientos escritos y vigentes de: atención de derechos ARCO, respuesta a vulneraciones de seguridad, atención a requerimientos de autoridad, recuperación ante desastres y auditoría de rutina.
14. Simulacro de restauración de respaldos, ejecutado y documentado, con periodicidad trimestral.
15. Auditorías de seguridad periódicas, incluida la evaluación específica de riesgos propios de aplicaciones con modelos de lenguaje.

Limitación conocida y declarada. El contenido no está cifrado de extremo a extremo: por diseño, la Plataforma debe poder leer el contenido para transmitirlo al modelo, buscarlo y mostrarlo. El cifrado de extremo a extremo es técnicamente incompatible con la funcionalidad principal del Servicio. Esta limitación se declara para que el Cliente la considere al decidir qué información introduce.

10. Derechos ARCO, revocación y limitación de uso

10.1 Derechos que asisten al titular

El titular tiene derecho a Acceder a sus datos personales, a Rectificar los inexactos o incompletos, a Cancelarlos cuando considere que no están siendo tratados conforme a la normativa, y a Oponerse a su tratamiento para fines específicos (derechos ARCO). Asimismo, puede revocar el consentimiento que hubiere otorgado y limitar el uso o divulgación de sus datos.

10.2 Cómo ejercerlos

La solicitud debe enviarse a hola@hubo.mx y contener:

1. Nombre del titular y medio para comunicarle la respuesta.
2. Documentos que acrediten su identidad o, en su caso, la representación legal de quien actúa por él. Se aceptan: credencial para votar, pasaporte, cédula profesional o cartilla del servicio militar vigentes (copia simple legible o imagen); para el representante, además, carta poder simple firmada ante dos testigos con copia de la identificación del titular y del apoderado, o instrumento público. Cuando la solicitud se envíe desde el correo electrónico registrado en la cuenta y el titular haya iniciado sesión con su segundo factor, esa autenticación se tendrá por acreditación de identidad suficiente, y no se le pedirá ningún documento adicional.
3. Descripción clara y precisa de los datos respecto de los que se busca ejercer el derecho, y del derecho que se desea ejercer.
4. Cualquier elemento o documento que facilite la localización de los datos.
5. Tratándose de rectificación, las modificaciones solicitadas y la documentación que sustente la procedencia.

10.3 Plazos

La respuesta se comunica por el medio señalado por el titular y es siempre por escrito y fundada, incluso cuando sea negativa. El acceso se hace efectivo mediante copia electrónica de los datos o, si el titular lo prefiere, mediante consulta en la propia Plataforma (10.4).

10.4 Autoservicio disponible de inmediato

Sin perjuicio del procedimiento formal, la Plataforma pone a disposición del titular las siguientes vías inmediatas:

• Acceso: en Cuenta › Mis datos, el titular consulta su propio registro de accesos y la ubicación de sus datos. Incluye también las entradas de la bitácora en que el titular es el afectado y no el actor —quién lo agregó a un área, quién lo dio de baja, quién le cambió el permiso o el rol—, con el nombre de quien realizó la acción.
• Rectificación de su nombre: en Cuenta.
• Cancelación de una conversación o un documento: el botón de eliminar, con su papelera de 30 días.
• Rectificación de datos fiscales: el administrador, en el panel de administración.

10.5 Supuestos en que la solicitud no procede o procede parcialmente

Conforme al artículo 33 de la Ley, el Responsable podrá negar el acceso, la rectificación, la cancelación o la oposición —total o parcialmente— cuando: (I) el solicitante no sea el titular ni acredite la representación; (II) los datos no obren en sus bases; (III) se lesionen derechos de un tercero; (IV) exista un impedimento legal o resolución de autoridad; o (V) la rectificación, cancelación u oposición ya se hubiera realizado. En todos los casos la negativa se comunica por el mismo medio de la solicitud, fundada y motivada, y si es parcial, se atiende el resto. En la Plataforma, la cancelación no procede cuando los datos deban conservarse por obligación legal, sean necesarios para el cumplimiento de obligaciones derivadas de una relación jurídica, o para el ejercicio o defensa de reclamaciones, lo que se traduce en:

• Registros contables de consumo, transacciones, facturas y recibos: obligaciones fiscales y mercantiles. Son metadatos y montos, sin contenido.
• CFDI timbrados: obligación fiscal; dos de las tres copias existentes no están bajo control del Responsable.
• Bitácoras de acceso y de seguridad, dentro de sus plazos de 180 y 365 días: deber de seguridad y de rendición de cuentas.
• Información sujeta a resguardo por requerimiento de autoridad: obligación legal. Puede existir prohibición de informar.
• Copias de seguridad ya escritas: se suprimen al expirar su ciclo de rotación. No son consultables en la operación ordinaria.

El Responsable se obliga a explicar por escrito, en cada caso, qué se suprimió, qué no y por qué.

10.6 Solicitudes sobre el contenido de una cuenta empresarial

Cuando la solicitud verse sobre el contenido de conversaciones o documentos de una organización cliente, el Responsable actúa como encargado y no como responsable. En ese supuesto: acusa recibo y orienta al titular; traslada la solicitud a la organización cliente, que es el responsable; y ejecuta las instrucciones que ésta le indique, dentro de los plazos legales.

10.7 Inconformidad

Si el titular considera que su derecho no fue debidamente atendido, puede presentar una solicitud de protección de datos ante la autoridad garante: la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, a través de su Unidad de Protección de Datos Personales (Dirección General de Datos Personales en el Sector Privado), con domicilio en Av. Insurgentes Sur 1735, Col. Guadalupe Inn, C.P. 01020, Álvaro Obregón, Ciudad de México (anticorrupcionybg.gob.mx/datospersonales), dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que reciba la respuesta del Responsable, o a partir de que venza el plazo de respuesta si no la recibe (artículos 40 y 41 de la Ley).

11. Obligaciones de la organización cliente frente a sus usuarios

Las cuentas de usuario pertenecen a la organización cliente. En consecuencia, y conforme a los Términos de Servicio, el Cliente se obliga a informar a sus usuarios —y, cuando la ley aplicable lo exija, a recabar su consentimiento— de que:

1. El contenido que generan en el Servicio es información de la organización.
2. Su actividad queda registrada en las bitácoras descritas en este aviso, y su administrador puede consultarlas.
3. Las conversaciones y documentos eliminados se conservan temporalmente conforme a la sección 8.
4. Los documentos del Espacio Personal son privados frente a la organización; los del Espacio Empresarial, no.

El Responsable pone a disposición del Cliente, a solicitud por hola@hubo.mx, un modelo de comunicación interna para cumplir este deber.

12. Requerimientos de autoridad

El Responsable solo divulga datos del Cliente o de sus usuarios ante un requerimiento por escrito de autoridad competente, debidamente fundado y motivado, limitado al mínimo necesario para cumplirlo. De cada entrega queda constancia interna con folio y motivo, asentada en la misma operación que produce el acceso. El Responsable notificará al Cliente, salvo que la ley o el propio requerimiento se lo prohíban.

13. Cambios al presente aviso

El Responsable puede modificar este aviso para reflejar cambios normativos, en el Servicio, en sus prácticas de privacidad o en sus encargados.

• La versión vigente se publica permanentemente en esta página, con su fecha de última actualización.
• Los cambios sustanciales —en particular, los que modifiquen las finalidades del tratamiento, incorporen un nuevo encargado que reciba contenido, o alteren los plazos de conservación— se notificarán con al menos 15 días naturales de anticipación, por correo electrónico a la dirección registrada del titular y mediante aviso dentro de la Plataforma.
• Los cambios no sustanciales se publicarán en la misma página, actualizando la fecha.

Es responsabilidad del titular mantener actualizada su dirección de correo.

13 BIS. Uso de cookies y tecnologías similares

De conformidad con el artículo 14 del Reglamento de la Ley, se informa que la Plataforma utiliza únicamente almacenamiento local del navegador estrictamente necesario para su funcionamiento: la sesión de la cuenta, las preferencias de interfaz (tema, panel plegado, tour de bienvenida visto), el borrador no enviado y los avisos operativos. No se utilizan cookies ni rastreadores analíticos, publicitarios ni de terceros, y los datos que ese almacenamiento contiene no salen del navegador salvo la sesión, que es lo que autentica cada petición. El titular puede deshabilitar o borrar dicho almacenamiento desde la configuración de su navegador, con la consecuencia de que no podrá mantener la sesión iniciada. El detalle —nombre de cada clave, finalidad y vigencia— se publica en la Política de Cookies.

14. Contacto

Privacidad y derechos ARCO: hola@hubo.mx. Soporte del Servicio: soporte@hubo.mx. Consulta también los Términos de Servicio, la Política de Reembolsos y Cancelaciones, la Política de Uso Aceptable, la Política de Cookies y el Convenio de Encargo de Tratamiento.