Cómo preparar los documentos de tu empresa para la IA

Hay una idea equivocada que frena a muchas empresas antes de empezar: que para que la IA use tus documentos primero hay que «prepararlos» — convertirlos a algún formato, etiquetarlos, armar un índice, o algo peor que suena a proyecto de sistemas. La realidad es más simple y más interesante: la preparación que sirve no es técnica, es de criterio. Es decidir qué subir, dónde ponerlo y cómo llamarlo — exactamente lo mismo que harías al explicarle el archivero a alguien que entra mañana.

Esta guía es esa tarde de orden, paso por paso, con la lista igual de importante de lo que puedes saltarte.

Empieza por cinco documentos, no por quinientos

El error clásico es querer subir todo el archivero el primer día. No hace falta, y además retrasa el momento en que la herramienta demuestra su valor. Los cinco que más rinden:

• El contrato vigente que más te preocupa. El de arrendamiento, el del proveedor grande, el del cliente difícil.
• El manual o la política que nadie lee pero todos preguntan: vacaciones, viáticos, devoluciones.
• El reporte más largo del último trimestre. El que está lleno de datos que nadie vuelve a consultar porque da pereza abrirlo.
• Los CFDI del mes. El XML tal cual: al ser información estructurada, la lectura es exacta.
• La lista de precios o el catálogo vigente. La pregunta «¿cuánto cuesta X?» se responde sola a partir de entonces.

Con esos cinco, haz la prueba de fuego: pregunta algo que sabes que está ahí, sin mencionar el archivo. El asistente lo encuentra solo — así funciona la selección automática — y a partir de ese momento cada documento que subas se vuelve consultable sin más trámite.

Cada cosa en su espacio (esto sí importa)

La única decisión de preparación con consecuencias reales es dónde va cada documento, porque el espacio decide quién puede consultarlo:

• Espacio de la empresa — lo que cualquiera del equipo puede necesitar: políticas, manuales, catálogos, contratos marco. Lo que sube uno le responde a todos.
• Departamentos — lo que solo un área debe ver: la nómina no es del equipo de ventas, y el pipeline de ventas no es de contabilidad. Un documento asignado a un departamento es invisible para las demás áreas.
• Espacio personal — privado de verdad: ni el administrador lo ve. Para borradores y material propio.
• Adjunto de conversación — para lo de una sola vez: vive y muere con ese chat, sin ocupar la biblioteca.
• Proyectos — un asunto con sus documentos y sus conversaciones juntos: un cliente, una licitación, una auditoría.

Nombres que ayudan (a la IA y a los humanos)

El nombre del archivo es la primera seña que todos ven — el equipo al buscar y el asistente al citar. Dos hábitos baratos:

1. Di qué es y de cuándo es. «contrato-arrendamiento-bodega-2026.pdf» trabaja; «escaneo (3).pdf» estorba. No hace falta ninguna convención rígida: basta que el nombre le diría a una persona qué hay dentro.
2. Si tienes muchos casi iguales, el nombre es el distintivo. Cien facturas del mismo proveedor se parecen muchísimo entre sí; con el folio o el mes en el nombre, «la factura de marzo» deja de ser una adivinanza — para todos.

¿Y los escaneados?

Súbelos. Un PDF escaneado —una foto de un papel, como llegan muchos contratos y facturas en México— se transcribe página por página, y las respuestas que salgan de él lo dicen: sabrás que vienen de una transcripción, no del texto original. Un escaneo ilegible o demasiado grande se rechaza diciéndote por qué. El único favor que puedes hacerle al resultado es el mismo que a un humano: un escaneo derecho, completo y legible rinde más que una foto torcida con sombra.

Un acervo es un ser vivo

La preparación no termina el primer día; se sostiene con dos gestos que toman segundos:

• Cuando algo cambie, sube la versión nueva y manda la vieja a la papelera. Un precio viejo conviviendo con el nuevo es la receta para una respuesta confusa — igual que con un empleado nuevo. Y la papelera perdona: lo borrado se puede recuperar.
• Escucha los «eso no está en tus documentos». Cada vez que el asistente lo dice, te está regalando un diagnóstico: existe una regla que todos conocen de palabra y nadie ha escrito. Escríbela, súbela, y la siguiente persona ya no interrumpe a nadie.

Lo que NO hace falta hacer

• Convertir formatos. PDF, Word, Excel, CSV, texto y XML de CFDI se suben tal cual.
• Pasar los escaneados por OCR antes. Eso ya ocurre adentro, y marcado como transcripción.
• Etiquetar, clasificar o armar carpetas «para la IA». La selección es por pregunta; los espacios son para las personas.
• «Entrenar» a la IA con tus documentos. No existe ese paso, y es una buena noticia doble: no hay proyecto técnico que pagar, y tus documentos no se usan para entrenar ningún modelo — se consultan cuando preguntas y ya.

Los límites, dichos de frente

Hasta 50 MB por archivo, con el espacio total según tu plan (los números, en precios). Y si tu acervo tiene familias de archivos gemelos, recuerda la seña o el ancla: el detalle está en la guía de la selección automática. Cuando tengas el acervo armado, la otra mitad del provecho es saber qué pedirle: qué preguntarle a tus documentos es el repertorio.