Subir un contrato y preguntarle es la función que más impresiona en una demostración y la que más rápido se abandona. El motivo no es que falle: es que casi nadie sabe qué preguntar. «Resume esto» devuelve un resumen que no sirve para nada, se concluye que la IA es un juguete y el archivo se queda ahí.
Lo que sigue es un repertorio de preguntas que sí funcionan, ordenadas por tipo de documento, con el porqué de cada una.
Una aclaración antes de empezar: en Hubo no hace falta decirle en qué documento está la respuesta. Preguntas y el asistente elige, entre todos tus archivos, los que contestan — y se abstiene cuando ninguno aplica. Cómo funciona esa selección y cuándo decide callarse está contado en chat con tus documentos, sin decirle en cuál está la respuesta; esta guía es la otra mitad: qué preguntar para que cada documento rinda.
La regla que vale para todo: pide la cita
Antes de cualquier pregunta concreta, un hábito que cambia el resultado: termina siempre con «cita la parte del documento de donde lo sacaste».
Hace dos cosas a la vez. Te deja verificar en diez segundos en vez de releer veinte páginas, y —más importante— cambia el comportamiento del modelo: obligado a señalar de dónde salió cada afirmación, es mucho menos probable que rellene un hueco con algo verosímil. Una herramienta que no te da la cita te está pidiendo un acto de fe.
Contratos
Lo que necesitas de un contrato no es un resumen: son las cláusulas que te pueden morder.
- «¿Cómo y con cuánta anticipación puedo terminar este contrato, y qué me cuesta hacerlo antes de tiempo?» Es la pregunta que más veces ha salvado dinero. Los plazos de aviso se esconden bien.
- «¿Se renueva solo? ¿Qué tengo que hacer para que no?»
- «Lista todas las obligaciones que quedan de mi lado, con su fecha límite.» No lo que dice el contrato: lo que tú tienes que hacer.
- «¿Qué pasa si me atraso en un pago?» Intereses, mora, causales de rescisión.
- «¿Cómo suben los precios con el tiempo y quién lo decide?»
- «¿Hay algo aquí que sea inusual o desfavorable comparado con un contrato típico de este tipo?» Aquí sí conviene un nivel avanzado: es la pregunta que exige criterio, no búsqueda.
Facturas y CFDI
El XML de un CFDI es información estructurada, así que la extracción es casi perfecta. Es el tipo de documento donde estas preguntas rinden más:
- «¿Cuánto facturé en total este mes, con subtotal e IVA por separado?»
- «¿Cuáles son mis cinco clientes más grandes y qué porcentaje representa cada uno?» La respuesta a esta suele ser incómoda y útil.
- «¿Qué facturas están por encima de X pesos?»
- «Compara este mes con el anterior y dime qué cambió.»
Verifica siempre las cifras. Una suma es aritmética, y un modelo económico se equivoca en aritmética larga. Para cuentas, usa el nivel avanzado y contrasta contra tu contabilidad.
Esto no sustituye a tu contador ni emite facturas. El CFDI lo timbra el SAT a través de un proveedor autorizado; la IA lo lee, no lo produce.
Reportes y documentos largos
- «Dame los tres hallazgos principales y la evidencia de cada uno.» Mucho mejor que «resume»: obliga a jerarquizar.
- «¿Qué dice este reporte sobre [tu tema]?» Lo que quieres casi nunca es todo el documento: es una parte.
- «¿Qué preguntas quedan sin responder aquí?» Descubre los huecos, que suele ser lo que hay que reclamarle a quien lo escribió.
- «Explícame la sección 4 como si no supiera del tema.»
Manuales y procedimientos internos
Aquí está el uso más subestimado de todos: el manual que nadie lee se vuelve consultable. En vez de que una persona nueva interrumpa a otra cinco veces al día, pregunta al documento.
- «¿Cuál es el procedimiento para [situación] según el manual?»
- «¿Quién tiene que autorizar [X] y hasta qué monto?»
- «Redáctame en tres pasos lo que dice la sección de devoluciones, para dárselo a alguien que empieza hoy.»
Lo que NO funciona, y por qué
- «Resume este documento.» Sin decir para qué ni para quién, el resumen sale genérico. Di el destinatario y el uso: «resume esto en cinco puntos para el dueño, que solo quiere saber cuánto cuesta y cuándo».
- «¿Es un buen contrato?» Pregunta de opinión sin criterio. Conviértela en una comprobable: «¿qué cláusulas de éste son más desfavorables que las de un contrato típico de arrendamiento?».
- Preguntar por algo que el documento no contiene. Es de donde salen la mayoría de las respuestas inventadas. La defensa es la cita: si no puede citar, es que no está.
- Pegar el documento completo en el mensaje. Funciona una vez y se paga cada vez que preguntas. Súbelo una vez y pregúntale las veces que quieras.
Con qué documentos empezar
Si vas a subir tus primeros cinco archivos, estos son los que más rinden: el contrato vigente que más te preocupa, el manual de procedimientos que nadie lee, el reporte más largo del último trimestre, los CFDI del mes y la política que más dudas genera en el equipo.
Formatos, límites y cómo se aísla cada espacio, en documentos. Y si todavía estás decidiendo cómo introducir todo esto en el equipo, el plan de 30 días pone esta parte en la semana correcta.